Email-Systeme zählen neben dem Telefon zu den hochkritischen Kommunikationssystemen für Unternehmen. In Emails befinden sich enorm viel Infomationen, die aber unter der mangelnder Verknüpfung an Informationsgehalt leiden. Ein CRM wiederum ist sehr gut geeignet Bezüge zu bestimmten Ereignissen und Objekten im Zusammenhang darzustellen. Es sieht ganz danach aus, als ob Email und CRM gut zusammenpassen würden.

Zunächst beginnen wir mit ein paar grundsätzliche Punkten zum Thema: Email-Clients sind in Produkten wie Sugar, vTiger und Infoathand eingebaut. Für den Posteingang können sie via POP- und IMAP-Protokoll an einen Email-Server angebunden werden. Für den Postversand werden das SMTP- und Sendmail-Protokoll unterstützt. Das bedeutet für die Praxis, daß trotz CRM-Server weiterhin ein Email-Server-System für den Postein- und ausgang benötigt wird. Die folgenden Betrachtungen erfolgen, unabhängig davon ob einfache IMAP bzw. POP-Postfächer vom Provider oder komplexere Systeme wie Microsoft Exchange bzw. Lotus Notes genutzt werden.

Das Handling von Email bringt aber einige organisatorische und auch technische Anforderungen mit sich - dazu einige Tipps:

1. Schätzen Sie bei der Planung das Email Volumen ab und dimensionieren Sie Ihre Hardware entsprechend. Ab 20.000 Datensätze müsen Sie sich wegen Skalierbarkeit und Peformance schon Gedanken machen.

2. Wenn Sie Microsoft Outlook bzw Mozilla Thunderbird nutzen, wird die Anschaffung eines Plug-ins empfohlen. Sie erleichtern die Dokumentation von Emails für den Benutzer erheblich und verbessern damit den Informationsgehalt im CRM. Ausserdem sind viele versendet udn empfangene Emails gar nicht für die Dokumentation an CRM-Objekten relevant. Im Gegenteil: sie kosten Performance und fördern die Unübersichtlichkeit.

3. Machen Sie kleine Schritten und erklären Sie die Bedienung des Email Clients bzw. Plug-ins allen Benutzern, denn die Nutzer mit der Umstellung zu überfordern ist gefährlich. Sie legen ungewollt einen Bypass um das CRM-System.

4. Falls nur der CRM Mail Client genutzt wird, sind Kopien aller Emails auf dem Email-Server eine gute Idee. Das Email-System wird sehr wahrscheinlich heute schon gut gesichert und bietet bessere Werkzeuge für die Langzeit-Archivierung als ein CRM-System. Auch versendete Email immer auf dem Email-Server ablegen.

Fortsetzung folgt ...

Damit das Beschreibungsfeld von der "Globalen Suche" durchsucht wird, müssen Sie in /root/modules/Home in der Datei UnifieldSearchAdvanced.php in der Zeile 221 den Typ 'text' hinzufügen

$supported_types = array('varchar', 'char', 'int', 'text'); // support data types

Danach müsen Sie in der vardefs.php des Moduls einen Eintrag vornehmen. Am Beispiel des Cases Modul wäre das in der Datei /root/modules/Cases/vardefs.php in der Zeile 224

array (
'name' => 'description',
'vname' => 'LBL_DESCRIPTION',
'type' => 'text',
'unified_search' => true, // diesen Wert hinzufügen
'comment' => 'The case description'
),

Wichtig:
Damit diese Änderungen wirksam werden, müssen Sie die Datei unified_search_moduls.php in \cache\modules\ löschen und dann eine Globale Suche durchführen.

Voila!

Für mögliche Schäden übernehmen wir keine Haftung!

Um ein neues Modul oder Feld zu der Globalen Suche hinzuzufügen,
muss man im jeweiligen Modul in die varchar.php gehen und den Wert unifield_search auf true setzen bzw. dazu fügen.

z.B in Kampagnen

Zeile 29

$dictionary['Campaign'] = array ('audited'=>true, 'unified_search' => true, 'comment' => 'Campaigns are a series of operations undertaken to accomplish a purpose, usually acquiring leads', 'table' => 'campaigns',


Und dann noch mal in das Feld, dass Sie durchsucht haben möchten

a. Zeile 109

'name' => array ( // hier wird der Name durchgesucht 'name' => 'name', 'vname' => 'LBL_CAMPAIGN_NAME', 'type' => 'varchar', 'len' => '50', 'unified_search' => true, // und fügen Sie diesen Wert hinzu. 'comment' => 'The name of the campaign' ),

Damit diese Änderungen wirksam werden müssen Sie die unified_search_moduls.php in root\cache\modules\ löschen und dann eine Globale Suche durchführen.

Voila!

Für mögliche Schäden übernehmen wir keine Gewähr!

Wenn Sie Sich schon mal gefragt haben welche Felder in der Globalen Suche durchgesucht werden haben wir jetzt die Anwort für sie.


globalesuche.txt

In diesem Beispiel ändern wir die Standard Dauer für Meeting. Dafür müssen wir in /root/modules/Meetings/ die Datei EditView.php bearbeiten.


standard_dauer_fur_meetings_aendern.txt

Um die Standard Dauer in der "Neuer Anruf" Maske von Sugar zu ändern, müssen Sie in der root/modules/Calls/CallsQuickCreate.php kleinere Modifikationen vornehmen.


standard_dauer_fuer_anrufe_aendern.txt

Sugar bietet zum Filtern im Modul Verkaufschancen nur einen Dropdown für die Suche nach Verkaufsstadien ein (unter 'Erweiterte Suche'). Es lässt sich beispielsweise kein Filter setzen: Liste alle Verkaufschancen OHNE die Verkaufsstadien "gewonnen" und "verloren".

Die Lösung finden Sie im Anhang.

Dann gewünschten Filter unter 'Erweiterte Suche' setzen und das Ergebnis unter 'Gespeicherte Suche & Layout' abspeichern.

Voila!

Für mögliche Schäden übernehmen wir keine Gewähr!

verkaufsstadien.txt

Skype-Out wird nicht in Detailansicht von Accounts unterstützt. Folgendes könnte Ihren in dieser Situation helfen:

Editieren Sie modules/Accounts/DetailView.php. Gehen Sie zu Zeile #124 (oder in der Nähe), before PHONE_OFFICE dem Template zugewiesen wird, tragen Sie die Zeilen im Anhang ein ein.

Das sollte das Problem beheben.

Für mögliche Schäden übernehmen wir keine Gewähr!

SkypeoutAccounts.txt

In Sugar 450x gibt es ein Problem mit Berechtigung von Roles: Sie k

Wenn für Kontakte und Accounts in der Roles-Administration der Punkt 'Bearbeitung' auf 'Eigentümer' gesetzt wird, kann der zugewiesene Benutzer vom Eigentümer des Datensatzes nicht geändert werden. Folgedn Meldung erscheit: "You do not have access to this area. Please contact your site administrator if you believe that you should have access."Praktisch verhindert das das Übertragen von Datensätzen auf einen anderen Benutzer.

Ersetzen Sie die bestehenden mit den beigefügten Dateien der folgenden Verzeichnissen. Machen Sie vorher eine Kopie der bestehenden Files.

/modules/Contacts/ContactFormBase.php
/modules/Accounts/ContactFormBase.php

Das sollte das Problem beheben.

Für mögliche Schäden übernehmen wir keine Gewähr!

hotfix450x_roles_bug.zip

In SugarSuite 450x hat sich ein Bug eingeschlichen, der bei in Deutschland gängiger Währungsformatierung mit '.' als Tausenderstelle und ',' als Dezimalstellen zu einem Hinzufügen von drei zusätzlichen 'Null' Ziffern führt.

Ersetzen Sie die bestehenden mit den beigefügten Dateien der folgenden Verzeichnissen. Machen Sie vorher eine Kopie der bestehenden Files.

- /modules/Currencies/
- /modules/Products/

Das sollte das Problem beheben.

Für mögliche Schäden übernehmen wir keine Gewähr!

hotfix_currency_bug.zip

Eine private Instanz der Community Preview kann unter https://www.sugarcrm.com/crm/Sugar451CP selbst erzeugen werden. Derzeit enthalten sind die neuesten Features für das Reporting und das Kampagnen-Mgmt. Speziell letzteres hinterliess einen ersten guten Eindruck.

Beim Suchen nach Telefonnummern in Sugar's 'globaler' Suche werden Leerzeichen und Sonderzeichen wie '()', '-'; '/' derzeit leider NICHT ignoriert.

D.h. eine Telefonummersuche mit der Formattierung +497113586556 findet keine Nummern mit Formattierungen wie +49 711 3586556 oder +49-711-3586556 oder +49/711/3586556.

Es gibt aber einen Workaround. Durch die Eingabe von '%', also +49%711%3586556, werden alle o. g. Nummern gefunden.

Funktioniert nur mit Sugar Versionen 4.5.0.

In den Dashboard-Grafiken wird das EURO Symbol trotz korrekter Einstellungen unter 'Währungen' im Admin-Bereich und 'Mein Konto' ein Kästchen statt dem EURO-Symbol angezeigt.

Wie können Sie Abhilfe schaffen?

In der config_override.php im Sugar Root-Verzeichnis die folgende Zeile eingeben:

$sugar_config['default_currency_symbol'] = '& # 8364;';

Löschen Sie die Leerzeichen vor und nach dem '#' in der oberen Programmzeile.

Die Flash-Grafiken danach durch Klick auf 'Neu laden'-Symbol aktualisieren.

Voila!